کارگزین و مسئول امور پرسنلی نقش بسیار حیاتی در سازمان‌ها دارند و مسئولیت‌های گسترده‌ای را در زمینه مدیریت منابع انسانی بر عهده دارند. این افراد به‌عنوان پل ارتباطی بین کارکنان و مدیریت عمل کرده و وظایفشان شامل استخدام، مدیریت سوابق پرسنلی، حقوق و دستمزد، حل مشکلات پرسنلی، و نظارت بر رعایت قوانین کار است. 

1. استخدام و جذب نیرو

کارگزین‌ها و مسئولین امور پرسنلی معمولاً مسئولیت مدیریت فرآیند استخدام در یک سازمان را بر عهده دارند. این وظایف شامل:

• انتشار آگهی‌های شغلی در سایت‌ها و پلتفرم‌های مرتبط
• بررسی و غربالگری رزومه‌ها
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات مصاحبه
• انجام مصاحبه‌های اولیه و ارزیابی مهارت‌ها و قابلیت‌های داوطلبان
• بررسی صلاحیت‌های حرفه‌ای و رفتاری داوطلبان
• هماهنگی برای مصاحبه‌های نهایی با مدیران واحدهای مرتبط
• انجام فرآیندهای مربوط به استخدام و امضای قرارداد

2. مدیریت سوابق پرسنلی

نگهداری و مدیریت دقیق سوابق پرسنلی یکی از وظایف مهم مسئول امور پرسنلی است. این شامل:

• ایجاد پرونده‌های پرسنلی برای هر کارمند که شامل اطلاعات شخصی، مدارک تحصیلی و شغلی، قراردادهای کاری، سابقه کار و ارزیابی‌های عملکردی است.
• به‌روزرسانی مستمر سوابق پرسنلی بر اساس تغییرات کاری مانند ارتقاء، تغییر شغل، افزایش حقوق و مزایا.
• مدیریت اطلاعات حضور و غیاب کارکنان و ثبت مرخصی‌ها و ساعات کاری اضافی.

3. مدیریت حقوق و دستمزد

کارگزین‌ها مسئول مدیریت فرآیندهای پرداخت حقوق و مزایای کارکنان هستند. این وظایف شامل:

• محاسبه دقیق حقوق و دستمزد بر اساس قراردادها و ساعت‌های کاری
• بررسی و مدیریت اطلاعات مربوط به مرخصی‌های سالانه، استعلاجی و غیبت‌ها
• پرداخت پاداش‌ها، اضافه‌کارها و مزایای کارکنان
• همکاری با تیم مالی جهت انجام پرداخت‌ها
• تنظیم و گزارش‌گیری از پرداخت‌ها و ارائه گزارشات مالیاتی مرتبط

4. آموزش و توسعه کارکنان

یکی از وظایف کلیدی مسئول امور پرسنلی ایجاد برنامه‌های آموزشی برای توسعه مهارت‌های کارکنان است. این شامل:

• شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان و سازماندهی دوره‌های آموزشی
• هماهنگی با مراکز آموزشی و مربیان برای برگزاری دوره‌های مرتبط
• ارزیابی اثربخشی دوره‌های آموزشی و ارائه بازخورد به کارکنان
• تنظیم برنامه‌های توسعه شغلی و ارتقاء مهارت‌ها

5. ارزیابی عملکرد کارکنان

کارگزین‌ها مسئول مدیریت سیستم‌های ارزیابی عملکرد کارکنان هستند. این فرآیند شامل:

• توسعه سیستم‌های ارزیابی عملکرد بر اساس معیارهای شغلی
• تنظیم جلسات بازخورد و ارزیابی عملکرد سالانه
• ارائه راهنمایی و مشاوره به کارکنان برای بهبود عملکرد
• ثبت نتایج ارزیابی‌ها در سوابق پرسنلی

6. مدیریت روابط کار و حل مشکلات پرسنلی

کارگزین‌ها نقش مهمی در مدیریت روابط کار و حل اختلافات دارند. این شامل:

• پاسخ به سوالات و مشکلات روزانه کارکنان در زمینه‌های حقوق و مزایا
• رسیدگی به اختلافات بین کارکنان و میان کارکنان و مدیریت
• نظارت بر رعایت قوانین کار و اطمینان از حقوق کارکنان
• همکاری با وکلای شرکت و مشاوران حقوقی در صورت بروز مسائل قانونی

7. قوانین کار و تنظیمات قانونی

مسئول امور پرسنلی باید از قوانین کار و مقررات مربوط به حقوق و مزایای کارکنان آگاه باشد و سازمان را در این زمینه هدایت کند. وظایف این بخش شامل:

• آگاهی از قوانین کار و مقررات بیمه و مالیات
• تطبیق فرآیندهای کاری با قوانین مربوط به ساعات کار، مرخصی‌ها، بیمه و مالیات
• پیگیری قراردادهای کاری و اطمینان از رعایت قوانین استخدامی

8. ارتباط با بیمه و امور تأمین اجتماعی

مسئولین امور پرسنلی معمولاً وظیفه ارتباط با سازمان‌های بیمه و تأمین اجتماعی را نیز بر عهده دارند. این شامل:

• ثبت و پیگیری بیمه‌های تامین اجتماعی کارکنان
• گزارش‌دهی به سازمان‌های بیمه در مورد تغییرات پرسنلی
• بررسی مسائل مرتبط با بیمه‌های درمانی، بیکاری و ازکارافتادگی کارکنان

9. برنامه‌ریزی استراتژیک منابع انسانی

کارگزین و مسئول امور پرسنلی ممکن است نقش کلیدی در تدوین استراتژی‌های منابع انسانی ایفا کنند، از جمله:

• برنامه‌ریزی برای جذب نیروهای جدید بر اساس نیازهای سازمانی
• تدوین استراتژی‌های نگهداشت کارکنان
• شناسایی فرصت‌های ارتقاء و توسعه درون سازمانی برای کارکنان

10. نظارت بر محیط کاری و رفاه کارکنان

کارگزین‌ها مسئول بهبود محیط کاری و رفاه کارکنان هستند. این شامل:

• طراحی برنامه‌های رفاهی مانند بیمه‌های تکمیلی، وام‌های شرکتی، و تسهیلات دیگر
• نظارت بر بهبود محیط کاری از لحاظ فیزیکی و روانی
• ارتقاء سلامت و ایمنی محیط کار

بازار کار کارگزین و مسئول امور پرسنلی

بازار کار برای کارگزین‌ها و مسئولین امور پرسنلی به‌ویژه در شرکت‌های بزرگ و متوسط، موسسات مالی و آموزشی، کارخانه‌ها، بیمارستان‌ها و سازمان‌های دولتی و خصوصی بسیار گسترده است. تقاضا برای این مشاغل به دلیل اهمیت روزافزون مدیریت منابع انسانی و توجه به ارتقاء فرهنگ سازمانی در حال افزایش است. همچنین با توجه به توسعه تکنولوژی، نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی (HRM) نقش مهمی در خودکارسازی فرآیندها ایفا می‌کنند که از مهارت‌های تکنیکی مرتبط نیز نیازمند است.

مهارت‌های کلیدی کارگزین و مسئول امور پرسنلی:

• مهارت‌های ارتباطی قوی
• آگاهی از قوانین کار و حقوق پرسنلی
• توانایی حل مسائل و مشکلات پرسنلی
• توانایی مدیریت سیستم‌های حقوق و دستمزد
• مهارت در استفاده از نرم‌افزارهای منابع انسانی
• توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت منابع انسانی